Toda empresa tem um grande objetivo: entregar o seu melhor para o cliente.
Para que isso aconteça, os empreendedores utilizam estratégias para conduzir os negócios e padronizar o atendimento. Em outras palavras, adotar um procedimento padrão certamente auxilia o seu negócio a atingir os seus objetivos.
Neste artigo, você vai entender melhor o que é o procedimento operacional padrão para posto de combustível, como montá-lo e porquê esse documento é tão importante.
Se interessou pelo assunto? Então, continue a leitura!
O que é um procedimento operacional padrão?
O Procedimento Operacional Padrão, também conhecido como POP, é um dos documentos que reúne instruções, descrições, padrões, normas e procedimentos de uma atividade.
Imagine cada funcionário do seu estabelecimento realizando uma atividade da sua maneira, sem nenhuma comunicação com outros colegas. Já deu para perceber que, provavelmente, isso não daria certo — e é justamente isso que o POP evita.
Em resumo, dizemos que o documento é como uma receita de culinária, por indicar todas as etapas necessárias para a realização de uma tarefa.
No caso dos postos de combustíveis, o Procedimento Operacional Padrão aborda alguns temas, como: higienização da pista, medição do tanque, emissão de notas fiscais etc.
Por se tratar de um documento destinado a todos os colaboradores do estabelecimento, é ideal que o POP seja elaborado de forma que qualquer pessoa envolvida no processo o compreenda. Afinal, o seu grande objetivo é tornar os processos mais assertivos.
Por que os POPs são importantes para postos de combustíveis
É interessante pensar que, para a maioria das pessoas que observam de fora, um posto de combustível pode ser apenas um local para abastecimento e, no máximo, a realização de algum serviço à parte, como uma troca de óleo.
Acontece que, assim como outros estabelecimentos, os postos de combustíveis abrangem inúmeros setores que precisam ser organizados, assim como metas, processos, desafios e resultados de cada área.
Os POPs são tão importantes para postos de combustíveis por se tratarem de documentos que vão permitir que haja comunicação entre as pessoas, além de dar mais segurança à realização de processos, já que as falhas ou erros comuns são minimizados.
Veja algumas vantagens do procedimento operacional padrão em um posto de combustível:
- Padronização da qualidade dos produtos e serviços apresentados;
- Evita o desperdício de insumos;
- Redução dos riscos de acidentes para colaboradores e clientes;
- Aumento da produtividade;
- Facilita o treinamento dos colaboradores.
O que incluir no procedimento operacional padrão do seu posto de combustível
Antes de mais nada, precisamos dizer que não existe um padrão específico de POP que deve ser seguido. Cada função e cada posto de combustível deve possuir um formato que melhor se adapta às suas necessidades. O importante, na verdade, é padronizar o procedimento depois que ele já foi estabelecido.
Ainda assim, existem alguns pontos especiais que devem estar presentes em todos os procedimentos operacionais padrão. São eles:
- Nome e local da tarefa;
- Profissionais responsáveis (por cargo ou função);
- Documentação de referência (estatutos, normas, manuais etc);
- Descrição de cada etapa da tarefa;
- Materiais e outros recursos utilizados na execução da tarefa;
- Precauções de segurança necessárias para cada passo;
- Resultados esperados quando a tarefa é bem executada;
- O que fazer caso algo esteja errado;
- Checagens e revisões a serem feitas (como, quando, por quem);
- Documentação da execução da tarefa.
As tarefas recorrentes são primordiais e devem ser priorizadas na hora de montar um POP.
Acompanhe outras dicas para o desenvolvimento do POP do seu posto de combustível:
1. Utilize uma linguagem simples e objetiva
Como o próprio nome diz, o grande objetivo do procedimento operacional padrão é padronizar as tarefas realizadas em um estabelecimento.
Dessa forma, a linguagem do documento deve ser simples, direta e o mais detalhado possível, pois qualquer pessoa deve interpretá-lo sem precisar de ajuda.
Evite também o uso de termos técnicos muito específicos para não confundir os colaboradores.
2. Não copie outros documentos
Por mais parecidos que alguns estabelecimentos podem ser, eles não são os mesmos.
Cada processo é único e tem as suas particularidades, assim como seus problemas e necessidades básicas para serem executados. Por isso, não leve para o seu posto de combustível um POP de um colega do ramo ou concorrente.
O ideal é utilizar outros documentos como inspiração, se baseando em alguns fatores, como estrutura e organização das ideias.
3. Conte com o executor do processo
Ninguém melhor para definir como um projeto deve ser executado do que o próprio executor.
Na hora de escrever o procedimento operacional padrão do seu posto de combustível, peça opiniões para os principais executores das atividades realizadas no estabelecimento.
4. Acompanhe a utilização do POP e faça as revisões necessárias
De nada adianta gastar tempo produzindo um documento tão extenso como o POP se ele não é posto em prática todos os dias. Por isso, acompanhe a sua utilização no dia a dia da empresa e, se necessário, faça revisões.
Conte também com o feedback dos executores para saber o que pode ser melhorado e quais ajustes devem ser realizados.
5. Arquive todos os POP elaborados
Com o tempo, os POP do seu posto de combustível serão refeitos, de acordo com as novas necessidades do estabelecimento e também dos próprios colaboradores.
Para manter registrado todas as mudanças que já foram feitas, arquive em um ambiente seguro todos os documentos criados para que os gestores e funcionários correlatos possam ter acesso sempre que for necessário.
A escolha de uma bandeira de posto de gasolina afeta diretamente no POP do seu estabelecimento!
Como em qualquer setor, existem marcas e marcas. Por isso, é muito importante se atentar à escolha da bandeira de posto de gasolina não só para o benefício do dono de estabelecimento, como também para os clientes e consumidores.
O posto com uma bandeira fidelizada no mercado já possui vínculo comercial com outras marcas e uma visão estabelecida no mercado — quando bem colocada, pode ser um diferencial para o seu negócio.
Além disso, o posto bandeirado já vem com alguns parâmetros e o POP bem definido, como suas políticas, exposições de produtos etc.
Os postos com a bandeira Watt não te deixam na mão! Por aqui, priorizamos não só os combustíveis com qualidade, como também um atendimento diferenciado que só é atingido graças à organização para a realização de tarefas. Dessa receita de bolo a gente entende!
Entre em contato com a nossa equipe e conheça de perto os benefícios!
